Zu den Elternabenden lädt der Elternvertreter ein. Sie finden nach Bedarf statt, jedoch mindestens einmal im Schulhalbjahr (Hessisches Schulgesetz § 107 Abs. 2). Es werden alle Eltern (auch die Eltern volljähriger Schülerinnen und Schüler) eingeladen.
Die Klassenleitung nimmt in der Regel an den Elternabenden teil. Ebenso können – im Einvernehmen mit den Eltern – andere Personen eingeladen werden: z.B. die Schülerinnen und Schüler, Fachlehrerinnen und Fachlehrer oder die Schulzweigleitung.
Elternabende sollten sorgfältig vorbereitet sein.
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Termin
Wenn beim vorherigen Elternabend kein Termin beschlossen wurde, bestimmen die Elternbeiräte den Zeitpunkt des Elternabends. Der Termin soll mit der Klassenleitung und ggf. auch mit der Schulzweigleitung abgestimmt sein. Dabei sollte man unbedingt darauf achten, dass nicht ein anderes Ereignis am selben Abend – lokales Fest, Fernseh-Fußball oder ähnliches – die Eltern von der Teilnahme abhalten könnte.
Tagesordnung
In jedem Fall sollte in der Einladung die Tagesordnung für den Elternabend mitgeteilt werden. Falls sie nicht einem vorherigen Elternabend festgelegt wurde, ergeben sich die Themen häufig aus den Besprechungen mit der Klassenleitung oder mit anderen Eltern aus der Klasse. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, eine fachkundige Person, die zu bestimmten schulischen Fragen referieren kann, für einen solchen Abend einzuladen.
Zeitplan
Obwohl sich die Dauer eines Referats, eines Berichts oder der Diskussion über ein bestimmtes Thema schwer abschätzen lässt, sollte immer ein genauer Zeitpunkt für die Abfolge der einzelnen Tagesordnungspunkte aufgestellt werden. Die Zeit für die Berichte bzw. Referate sollte so kurz wie möglich sein, die Zeit für die Diskussion dagegen großzügig bemessen werden. Es empfiehlt sich außerdem, den Elternabend nicht als „Open-end“-Veranstaltung zu konzipieren: Man sollte sich zu Beginn auf einen Endzeitpunkt einigen, der auch für berufstätige Eltern noch akzeptabel ist.
Einladung
Die Einladung zum Elternabend sollte spätestens zehn Tage vor dem Elternabend bei den Eltern sein. Die Einladung wird im Allgemeinen in der Schule an die Kinder verteilt und von diesen den Eltern überbracht. Auch wenn mit der Klassenleitung schon alles besprochen ist, sollte auch sie/er eine schriftliche Einladung bekommen. Sie muss in übersichtlicher Form den Termin, den Raum und die Tagesordnung enthalten.
Die Sitzordnung
Wenn im Klassenzimmer die Tische und Stühle der Kinder in Reihen hintereinander stehen, sollten für den Elternabend nach Möglichkeit zu Beginn des Abends die Tische in Kreis-, Rechteck- oder Hufeisenform gestellt werden. Damit alle Eltern wissen, wie die Gesprächspartner heißen, empfiehlt es sich dass alle ein großes gefaltetes Papier mit ihrem Namen vor sich auf den Tisch stellen. Ein Elternabend kann auch außerhalb der Schule stattfinden. Probleme mit der Sitzordnung gibt es dann sicher nicht.
Anwesenheitsliste und Protokoll
Nach der Begrüßung bringt der Elternbeirat eine Anwesenheitsliste in Umlauf und gibt die Tagesordnung bekannt. Wenn jemand Änderungen der Tagesordnung wünscht, so muss jetzt über die Änderung abgestimmt werden. Sinnvoll ist das Anfertigen eines „Ergebnisprotokolls“, um wichtige Informationen und Absprachen festzuhalten. Dies sollte jemand aus der Elternschaft übernehmen, da der Elternvertreter für die Gesprächsleitung verantwortlich ist.
Gesprächsleitung
Die Gesprächsleitung hat im Wesentlichen auf zwei Punkte zu achten: Zum einen muss sie dafür sorgen, dass die Anteile am Gespräch möglichst gleich verteilt werden. Die Klassenleitung darf nicht in die Rolle eines „Alleinunterhalters“ geraten. Zum anderen ist es die Aufgabe der Gesprächsleitung, auf die Abwicklung der Tagesordnung zu achten. Sie sollte also das Gespräch beleben, wenn es zu stocken droht, oder Einzelgespräche auflösen.
Beschlussfassung
Über die wichtigsten Themen und über alle Beschlüsse des Elternabends sollte ein Protokoll geführt werden.
Schlusswort
Das Schlusswort hat der Elternbeirat. Er sollte die Ergebnisse zusammenfassen und nach Möglichkeit mit den Eltern den Termin des nächsten Elternabends vereinbaren.
Nachbereitung
Zur Nachbereitung eines Elternabends gehört das Umsetzen der Beschlüsse sowie Verteilen des Protokolls.